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拒绝排队,“易”起迎新——“数字化”助推迎新工作新变化
时间:2017-08-21   

在大多数人的印象中,每年的迎新场面一定是这样的:八月的西安夏日炎炎日光灼灼,新生和家长们顶着烈日,手握行李,在无尽的长队中缓慢前行,汗珠随脸颊、后背、臂弯顺势流淌……“排大队,赶大集”式的迎新模式随着互联网和数字化手段迎来了翻天覆地的变化。

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通过“互联网+”手段,将往年需要集中办理的迎新业务,分解到日常工作当中,排队人数明显下降,让新生省时省力,使教师提质增效,是2017年迎新工作最大的改变。

“八”项迎新流程放上网

迎新网站发挥重要作用。新生不用到迎新现场,通过迎新网站就可以完成个人信息填报、在线照片上传、缴纳学费和学杂费、问卷调查、宿舍选择甚至被褥选择等8个环节的迎新流程,占全部总流程的80%以上。迎新报道前一天(8月18日),已经有4249(98%)的新生通过网络,提前开启了自己的大学生活。

来自仲英书院的大一新生聂家麒采访时说,“宿舍、学费、上传照片这些事情我在家就做好了,今天来并没有排队,随到随办,和我想象的人满为患要排长队的迎新现场很不一样。”

校卫队的老班长盖红令谈到今年迎新的感受,“我在交大干了30多年,每年迎新我都在这里,人多事儿多是常态。今年确实很不一样,就没几个人排队。”

“一”卡通提前发放,实现“拎包入住”新体验

“一卡通”是学生在校内的唯一通行证,往年新生的校园一卡通都要在来校后通过统一的信息采集,制卡等繁琐的环节才能完成,周期往往要2-3周,同时,迎新现场的信息采集,也造成大量的人员堆积,甚至让迎新场面一度混乱。

2017年数字化迎新,取消了现场采集并制作一卡通的环节,4300多名新生的正式一卡通在录取完成后即全部制作完成,并随录取通知书一并送达新生手中。能动学院新生唐泽田说:“起初不知道一卡通都能干什么,来学校才发现一卡通无所不能,入校刷卡、食堂消费、图书馆借书、甚至可以带着行李直接刷卡进宿舍,有点像宾馆直接可以“拎包入住”的感觉,交大学子的归属感油然而生。”

“零”欠费,学费收缴见实效

收缴学费,是每年迎新必不可少的重头戏。财务处陈恒永老师和我们聊到,“今年迎新基本上不需要太多财务人员,通过银行划扣和财务缴费平台已经完成了大约三千多人的报名缴费工作,现场缴费也就二三百人,1-2台设备足够了。学生方便了,老师省事儿了,效率也提高了。”

为保障迎新工作不留死角,网信中心6月底开始筹备建设“零欠费系统”,很好的避免了学生拖欠学费的问题。“每年学生欠费数额很高,而且学生一旦欠费,以往追缴都是靠人工和纸介质,很难追回。零欠费系统将实现数据融合,与财务系统、学工系统、教务系统进行多项关联,这次迎新缴费就派上了用场,从源头上杜绝了学生欠费问题。”负责系统开发的张宁老师谈到。

“一”键式点击完成,优化“报到注册”新模式

新生要在所属学院注册登记,学院老师们要在报道系统上完成操作。虽然每年在这个环节上的费时并不多,但秉承着精益求精的做事态度,我们根据教师使用反馈情况优化了系统服务流程。

“系统升级后操作确实更方便了,只需一键点击就完成了注册报到全部工作。另外,今年的网络环境也十分通畅,学生注册基本上实现随到随报。”理学院负责报到注册环节的老师卢宏波如是说。数学与统计学院老师张喜中说,“一流大学就应该这样,争取明年就不设现场迎新点了,学生们都在网上完成。”老师们的愿景和期望正是网信中心今后不断努力的方向。

“少”排队,让体检更高效

用数据说话:截止8月20日上午10:30,校医院已完成体检人数4120人,未体检人数仅剩48人……(数据来自网信中心实时更新的《迎新信息速递》)。

校医院郝副院长告诉记者,“今年迎新体检有两大亮点:一是完全解决了体检漏费问题,实现体检零欠费;二是体检实现有史以来效率最高的一次。据统计,19日中午13:30左右,体检完成人数2700人,去年同一时间仅1700人,相同时间足足多完成了1000人。”这些成绩与校医院合理高效的安排部署分不开,也与体检流程的优化分不开。

经过研究分析,在集中迎新阶段,新生体检是最为耗时的环节,也是造成人员拥堵,排大队的关键因素。2017年,网信中心重点优化体检流程。为了减少新生参加入学体检的排队时间,学校提供了体检单打印服务。新生可在到校前通过迎新网站下载体检单并自行打印,到校后即可持体检单到校医院参加入学体检。

“双”向沟通渠道心连心

真正做到校方和新生的双向沟通。数字化迎新系统记录了新生的NETID激活情况、选宿舍情况、办理绿色通道等情况。一方面让学校领导、参与迎新工作的所有工作人员以及新生辅导员、班主任等提前了解到相关的学生信息,提前开展学生基本情况熟悉等基础性工作;另一方面学生也能尽早通过系统了解学校、班级甚至宿舍舍友的基本情况,提前熟悉大学生活。

数字化迎新过程中,网信中心通过手机短信向校领导、部门、学院、书院负责人每两小时推送《迎新信息速递》,使各位老师更方便快捷的了解迎新动态。

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随稿件发出的这一刻,网信中心的各位员工还在各司其职,紧张而有序的忙碌着。将学校争创“世界一流”的目标为己任,是我们精益求精干好工作的不竭动力。我们始终坚信:认真做事,只能把事情做对;用心做事,才能把事情做好。

作者:网信中心 董  洋

摄影:网信中心 贺喜梅

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